כל ארגון שואף לסדר, יעילות ופרודוקטיביות בעבודה. אחד הכלים הנפוצים להשגת מטרה זו הוא קיום נהלים ומכאן החשיבות בכתיבת נהלים וקיום ריענון נהלים בהתאם לשינויים בארגון.
נהלים גם מונעים בזבוז משאבים ומצמצמים סיכונים בעבודה. עושים סדר בתהליכי העבודה, מבהירים ומחדדים לעובדים ולהנהלה נושאים חשובים, הדבר גורם ל"יישור קו" בין העובדים וההנהלה ולהבנת התנהלות הארגון בכל הדרגים.
קיום נהלים לתהליכי עבודה בארגון יכולים להוות סעד במקרים רבים כמו תביעות ותאונות עבודה, הארגון יציג ויוכיח כי פועל לפי חוק ושיטה מסוימת על מנת להבטיח בטיחות העובדים.
נוהל בטיחות טוב – אם מתקיימים הדגשים הבאים:
- מי עושה?
- מה עושה?
- תדירות ביצוע.
- שיטת הבקרה.
נוהל יהיה שיטתי ויכלול את הפרקים הבאים:
- מטרת הנוהל.
- הגדרת מונחים מקצועיים.
- מסמכים וחקיקה ישימה.
- הגדרת בעלי תפקידים ותחומי אחריות.
- שיטה.
- בקרה ועוד עפ"י צורך.
אופי הנהלים והתאמה לארגון:
קיים הבדל בין כתיבת נהלים בארגון אחד לכתיבת נהלים בארגון אחר. חובה לבחון את הצרכים ולתאם ציפיות עם הארגון בעת כתיבה והגדרת נוהל מסוים.
יש המחפשים קיצורי דרך ולרוב לוקחים נוהל שנכתב בארגון אחד ומנסים להעתיקו לארגון שלהם. המוצר שמתקבל לא תמיד תואם לאופי הארגון ואולי גם לא מתאים כי לא הושקעה מחשבה והתאמה עד לפרט האחרון.
אין נהלים גורפים שיתאימו לכל הארגונים ומדריך לכתיבת נהלים שיתאים לכל ארגון אינו בנמצא.
נהלים בעולם בטיחות בעבודה:
על מנת למנוע פגיעה בעובדים במקומות עבודה, נקבעו דרישות סף לעבודה בטוחה בחקיקת הבטיחות ובהוראות מפע"ר. הבסיס הם פקודת הבטיחות בעבודה וחוק ארגון פיקוח על העבודה. בחוקים אלה הדרישות, הכללים, והתקנות שנוספו עליהם לא תמיד ברורות, מנוסחים בשפה משפטית ומי שלא הוכשר לכך יתקשה בהבנתם.
כמו כן, קיימת דרישה לקיום הוראה מסוימת אך לא מוגדר כיצד לממש אותה. כאן באים נהלים אשר ביכולתם להגדיר עד לפרט הקטן כיצד ליישם את החוקים האלה.
ממונה בטיחות בעבודה, אשר תחום התמחותו בחקיקה בנושא בטיחות ידע לפרש באמצעות נוהל כיצד יש למלא אחר דרישות החוק.
דוגמאות לנהלים אשר עוזרים לקיים את החוק:
- נוהל הדרכה – החוק מחייב קיום הדרכת סיכונים, ואת תדירות הביצוע, אך לא מגדיר את המנגנון שיפעיל ויבקר על הביצוע.
- נוהל חקירת תאונות עבודה – החוק מחייב על ביצוע חקירה ודיווח במקרים מסוימים, אך אינו מכסה מקרים אחרים, הנוהל יכול להגדיר את הטכניקה ואחראים לביצוע תחקיר תאונה, במטרה ללמוד מהם ולמנוע הישנותם.
- נוהל מבקרי חוץ – כאשר מגיעים מבקרים לתעשייה או לאתר בניה – למרות שהחוק מחייב את תופס המקום על בטיחות עובדים, אך יש לו גם אחריות לכל מי שנכנס לתחום האחריות שלו, נוהל במקרה כזה בא לפתור סוגיה זו.
כיצד מתבצע תהליך כתיבת נוהל?
תהליך כתיבת נוהל אינו דבר של מה בכך, כתיבת נוהל הוא תהליך עם מרכיבים רבים, לדוגמא:
- כותב הנוהל צריך לתחקר את כל מי שמעורב בתהליך הקיים ולמפות את הפעולות ואת התהליך הקיים.
- כותב הנוהל צריך להכיר את כל מערכות המידע המשמשות את הארגון בתהליך.
- מיפוי נקודות קריטיות בהן נדרשות בקרות.
- הגדרה והפרדת תפקידים ביחס לפעולות השונות.
- תיקוף הנוהל אל מול הנהלת הארגון או מול ועדת הבטיחות.
- קבלת אישור סופי של הנהלים ע"י הגורם המוסמך בחברה על מנת לוודא יישומם בפועל.
עדכון נהלים
שינויים ועדכונים הם חלק ממחזור חייו של כל ארגון ולכן יש צורך גם לשנות נהלים בהתאם. אם תהליך עבודה משתנה יש צורך לשנות גם את הנוהל בהתאם ולעדכנו כך שבשעת הצורך הוא ימשיך להיות יעיל.
